NG 的簡報

所謂「成功」的簡報,需要注意非常多的環節,往往也跟演講者的表達能力正相關。因為場合、對象、時間、突發狀況等配合條件的差異,很難一套法則放諸四海。

經典案例像是紀錄片《不願面對的真相》,憑著有說服力的內容,高水準的投影片,還有純熟的演說技巧,主講人高爾做出絕佳示範。

關於「成功」的簡報,坊間已有大量的出版品在探討,比如《TED 十八分鐘的秘密》《slide ology中文版-視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》,這類法則多到超過一本書的篇幅,不是短時間可以練就,也無法在演講當下時時檢視自己的表現。

在邁向達人的境界之前,不如反過來思考,要先避開哪些地雷。


資訊爆炸

主因是講者未事先消化、精簡內容。原本應該由演講者口述的內容,變成投影片裡的文字,篇幅不就暴增了嗎?尤其直接從電子檔複製貼上的段落、表格,通常被硬擠在一張投影片內,字小又資訊爆炸。

去蕪存菁本該是演講者的責任,投影片做成巨獸般的駭人模樣,除了把自己的方便建立在聽眾的痛苦上,我想不到更好的解釋。

讓聽眾「閱讀」投影片

與前一個內容量過多的問題相關。投影幕通常面積不小,聽眾自然會注意投影片的內容,當聽眾一直「閱讀」投影片上的文字敘述,注意力都放在原本該是陪襯、輔助說明的工具上,自然很難專心聽演講。

有時還來不及看完就被切到下一張,完全不知道漏看的內容是什麼,也沒吸收到講者的說法。

把投影片當大字報

原因是講者未意識到自己的角色與責任,以為只要把投影片完成,現場照著順序一項一項陳述,不要出槌就好,至於傳達的效率,不在其考量範圍。

我曾參加過一場在學校舉辦的大型國際設計研討會,有一位台灣講者以英文發表,每張投影片都是滿滿的文字。這位研究生沒理會聽眾反應,從頭到尾照稿唸,口述內容等於文字稿。

難道聽眾是專程來見識活體讀稿機嗎?

老王賣瓜

不是不能提個人的豐功偉業,真的忍不住想講,幾秒內快速帶過就好,畢竟網頁上都有講者介紹了。如果和講題沒有關聯,實在沒必要佔用寶貴的演講時間自吹自擂,好像很怕沒人知道一樣。

遇過最扯的案例,在第二張投影片展示個人學經歷,廢話十幾分鐘,發現時間不夠用了才開始狂趕進度,結果真正該著墨的重點反而草草帶過。主辦單位如果事後有發追蹤問卷,這類講者最欠缺負評的灌溉。

業配

往往是演講大綱讓人誤以為內容很有料,實際上整場演說都是廠商業配。發現自己太晚察覺而且被卡在中間座位走不開時,心裡只剩幹意滿點。

沒料

之前參加台北的論壇,為了趕上早上九點甚至更早開場的第一場演講,我必須在清晨四、五點起床搭車,一整天的議程結束後,回到家也接近午夜了。每次北上除了報名費、交通費,還有時間成本。我相信有類似情況的聽眾不在少數,甚至有距離更遠的與會者,必須前一晚找地方住。

當幾百名聽眾帶有強烈目的性,聚精會神坐在台下聽講,講者怎能應付了事?當然講者可以主張自己也很辛苦,花了很多時間準備 blablabla,但如果努力那麼久,只能講一些 google 就能查到的內容,或是稀鬆平常的觀點,甚至不知所云,大家何必浪費錢又浪費時間專程前來?

像是在 IXDC2016 發表演說的百度用戶體驗部總監劉超,正因為內容不入流,簡報設計又差勁,醜事傳開後黯然去職

端不出好料的講者,不該佔用大家的時間。

繡花枕頭

意思是「中看不中用」—— 投影片很美觀,內容很抱歉。

會發生這個問題,代表沒搞懂事情的優先順序,最優先最重要應該是提升內容的質量,還有演說表達的能力。優化投影片不是不能做,應該要量力而為,先方便聽眾理解即可,精緻化是其次。

想想看簡報的目的是什麼?最主要還是傳達訊息。如果演講內容的組織、邏輯混亂,講者的表達能力欠佳,導致聽眾無法理解,精緻化的投影片能挽救這個問題嗎?

高規格的簡報設計有其適用條件,比如大型論壇、產品發表會有媒體採訪,需要宣傳企業形象,這時跟行銷包裝有關的環節就不能出槌。

若需要專業的簡報設計,編制內卻沒有專業人才,可以考慮外包,比如 24Slides 就是專職簡報設計的公司。至於公司內部的例行會議、畢業製作的校內評審,炫技式的簡報就顯得多餘了,要做可以,請先顧好內容和表達。

畢竟講者才是關鍵。

嚴重怯場

一般來說,怯場可以靠正確的練習方法減輕症狀。

大學時修過一門共同科目,期中要分組報告,每組需推派代表上台。學生嘛~往往視演說為畏途,能被動就不主動,最後這個燙手任務指向同組某個男同學,他爽快答應了。

當他接下這份任務後,每天一如往常打電動,隨著報告時間越來越近,仍然老神在在。每次問他準備的如何,他總是盯著遊戲畫面回答:「不用擔心,沒有問題!」。

毫無準備就上場,手裡只拿著筆記本,開場沒多久他就緊張到手足無措、腦袋打結,當著台下老師和全場超過一百位同學面前顫抖說出:

「我 好 緊 張。」

我們同組的坐在台下,見到這般慘況,相當煎熬。

如果之前有做投影片,腦袋空白時還可以照稿念,雖然這不是好方法,至少有退路。

即席演講是高難度的藝術,館長可以毫無準備就上場侃侃而談,那是因為他已經具備足夠能力,不代表其他人可以無條件比照辦理。

演講與聊天的情境完全不同,克服怯場不能只靠念力,也不是看很多書就自然學會了,要靠充分演練和持續修正。


延伸閱讀


Photo by Jan Kolar (www.kolar.io) on Unsplash

發表迴響

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *