《我在微軟學到的模組簡報技術》

想做出最好的簡報,真正的關鍵其實是在思考,你必須對要表達的整件事的脈絡非常清楚,才能好好構思出一份好的 PPT,絕對不是一開始就埋頭製作。
p.21

關於簡報方面的教學,很多出版品、網路資源大多著重在口語表達、軟體操作,或者視覺表現,即便有提到像 SWOT、5W2H 等思考框架,但方法是死的,能否妥善運用還是看本事。若對於議題缺乏深入了解,經驗也不足,硬套這類框架反而會變成為了產出而產出,內容也往往漏洞百出,這樣就是本末倒置了。

關於這本書的價值,思考、組織簡報內容的方法是其一,另外有兩件事跟技法同樣重要。


1. 紮實的準備工作

第五、六章是這本書的精華,這兩章的內容值得借鏡。作者以案例和自身經驗說明如何以模組化的方式層層拆解大範圍的問題,以及事前的準備工作。

我特別想提準備工作,因為作者示範了跳脫舒適圈的境界。

比方如果客戶是在上市櫃公司服務,他會去公開資訊觀測站或客戶公司網站的投資人關係專區,下載年報、季報、法說會文件、影音檔或企業社會責任報告書,研究其公司願景、組織架構、短中長期計畫、產業現況、營收分佈等資訊,從中找出能幫助客戶主管決策的資料。

另外,會請客戶提供公司或產品的介紹簡報,到官網了解產品資訊,並試著站在消費者的角度思考,以模擬出業務推廣計畫。所以不光是觀察而已,還要動腦思考、消化資訊,才能化為己用。

為了掌握產業趨勢,作者平常習慣閱讀國外各種顧問公司的研究報告、趨勢相關的書籍或雜誌、最新的相關法規,簡報時就能引用其研究結果或數據,兼容宏觀與微觀,加強說服力。

在研究競爭對手時,基本動作是直接到對手官網或社群,甚至會去 LinkedIn,查看對手的團隊學經歷、工作背景,理由是這會塑造其簡報提案風格。

最後是把客戶的痛點轉化為數據,強化論述的精準度,再提出解決的策略。

當然,作者的準備工作不只是資料蒐集而已,從以上幾點就可以看出,為了要把事情做對做好,pro 級的高手會做到什麼程度。

就像作者所說:

不只上網 Google,我連客戶的歷史沿革都摸透。


2. 積極度

從事前的準備工作已可看出作者的積極程度,但這點可能受到公司行事標準的影響,比如微軟有成立專門研究競爭對手的部門,研究其組織、銷售簡報和市場定價策略,據此提出打擊對手的戰略手冊和研究報告,供全球的分公司使用。所以大概可以推測,在那種精密分工、人才濟濟的指標企業工作,要求的標準只會拉高,不會降低。

真正能看出作者的進取心,是他私下的行動。

在一次臨危受命的簡報遭遇挫敗後,他沒有選擇忽視,反而決定加強簡報能力,而且是「平時就開始練習」,這個成長心態非常關鍵,幾乎會從根本上決定一個人的未來潛力。而且他的做法著重於補強弱點,執行後再驗證,不是自我安慰以為有練就好,舉幾個例子:

  1. 拜訪客戶時默記前輩、合作對象說的話,之後再自我練習,還原其說話方式,下次跑業務時自告奮勇主講。
  2. 主動向客戶索取優良的簡報檔,在家自行練習,這習慣已維持十年。練習方法包含五種:不同時間長度、不同職級的對象、不同場地、白板即興簡報、不同時段(上午、下午)。
  3. 練習自己較不熟悉的產品或特殊產業的簡報。
  4. 閱讀各家資訊大廠的簡報檔案、原文資料,拆解其簡報架構與邏輯,以及世界知名顧問公司的研究報告,參加不同類型的國際研討會。
  5. 用交叉比對練習法,思考同樣類型的產品簡報,不同廠商會如何介紹。
  6. 培養老闆思維:基本功是定期看產業趨勢報告、客戶的年報,以及閱讀商業雜誌,比如《商業週刊》、《天下雜誌》等刊物。另外是參加上市櫃公司老闆的講座。

紮實的自主學習不光是需要企圖心和方法,還要付出下班後的時間,過程中也免不了因為挫敗而迷惘,簡單講,成長本來就會伴隨壓力,也要付出對應的代價,若缺乏正確認知,很容易不了了之。

作者藉由以上進取型的自主學習,以及上台報告後的確實檢討,用做中學累積的經驗建構出系統化的知識體系(高手都有這種能力),這會跟習慣安逸的人逐漸拉開差距,後者做再久只會增加熟練度,把同一件事維持在例行公事的等級,難以舉一反三創造更多可能性,因此未來很難精彩可期。


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